Dans le monde des affaires, la première impression est importante. La messagerie vocale de votre entreprise est souvent l’un des premiers points de contact avec vos clients, partenaires et prospects. Pour laisser une impression positive et durable, il peut être judicieux de personnaliser votre messagerie vocale professionnelle. Voici donc 10 idées pour rendre votre répondeur unique, accueillant et mémorable.
Optez pour un message d’accueil personnalisé
Pour vous démarquer, n’hésitez pas à créer un message d’accueil personnalisé plutôt que d’utiliser les messages d’accueil standard proposés par votre fournisseur de téléphonie. Vous pouvez inclure le nom de votre entreprise, évoquer vos valeurs ou encore donner un aperçu des services que vous offrez.
Mentionnez vos horaires d’ouverture
Informer les appelants de vos heures d’ouverture leur permet de savoir quand ils pourront entrer en contact avec vous. Cela précise également que si vous ne répondez pas, c’est peut-être parce que vous êtes fermé. Ainsi, les personnes qui vous appellent savent quand il est bon de rappeler.
Ajoutez une touche d’humour (avec modération)
Les messageries vocales professionnelles n’ont pas besoin d’être strictement formelles. Insérer une pointe d’humour dans votre message d’accueil peut rendre l’expérience plus agréable pour les appelants et leur laisser un souvenir positif de votre entreprise. Attention cependant à ne pas exagérer, au risque de paraître peu sérieux.
Proposez des choix multiples
Cela peut être utile d’avoir plusieurs options pour les appelants lorsqu’ils atteignent votre répondeur. Si vous avez une petite entreprise, pensez à diviser vos messages en fonction des services proposés ou du département qui gère chaque demande spécifique. Cela facilite le traitement des appels et permet aux clients de se sentir écoutés et pris en charge par l’équipe appropriée.
Incluez des informations pratiques sur votre site web
Dans votre message d’accueil, n’hésitez pas à inviter les appelants à visiter votre site web pour trouver des réponses à leurs questions, obtenir plus d’informations sur vos produits et services, ou encore pour effectuer directement des achats et des réservations. Cette démarche peut améliorer l’expérience client et augmenter le trafic vers votre site.
Optez pour une musique d’attente agréable
Il est parfois inévitable que les appelants soient mis en attente avant de vous parler. Pour éviter qu’ils ne prennent ombrage de ce temps d’attente, choisissez une musique appropriée pour les faire patienter. Privilégiez des morceaux sans parole ni rythme trop rapide pour ne pas indisposer certaines personnes.
N’oubliez pas la grille tarifaire
Les messageries vocales professionnelles sont souvent configurées pour informer les appelants des coûts associés à l’appel. Si des frais s’appliquent lorsqu’ils laissent un message, n’hésitez pas à les informer de ces tarifs
Ajoutez des touches personnelles avec une voix distinctive ou familière
Le choix de la voix qui enregistre votre message d’accueil est essentiel pour donner du caractère à votre messagerie vocale professionnelle. Optez pour une voix qui reflète l’image et les valeurs de votre entreprise, que ce soit une voix suave, autoritaire ou chaleureuse.
Mettez en avant vos récompenses ou réalisations
Votre messagerie vocale peut être un bon endroit pour mentionner brièvement les récompenses ou distinctions obtenues par votre entreprise. Cela donne aux appelants une idée de la qualité et du sérieux de vos produits et services, sans pour autant rendre le message trop long ou ennuyeux.
Tenir compte des différentes langues parlées par vos clients
Si vous servez une clientèle internationale ou multilingue, il peut être sage d’inclure des messages d’accueil dans plusieurs langues dans votre messagerie vocale professionnelle. Ainsi, les appelants se sentiront plus à l’aise et apprécieront cet effort d’accessibilité.
Restez régulièrement à jour
Pensez à vérifier et mettre à jour votre messagerie vocale lorsque nécessaire. Les informations contenues dans le message, telles que les horaires d’ouverture ou les promotions spéciales, doivent être toujours exactes afin d’éviter des déceptions ou un sentiment de tromperie chez vos clients.
En somme, votre messagerie vocale professionnelle est une opportunité pour vous de créer une bonne première impression et de renforcer la relation avec vos clients. Prenez donc le temps de la personnaliser en suivant ces 10 conseils, et vous verrez que chaque appel devient une chance d’améliorer l’image de votre entreprise tout en satisfaisant vos interlocuteurs.
